西東京ゴルフ倶楽部

基幹システムの高額な更新費用をきっかけに比較検討を実施
GRAIN CLOUDの導入先への視察も行い、リプレースを決断

ゴルフ場の紹介をお願いします。

泉氏：山梨県都留市にある西東京ゴルフ倶楽部は、1996年に開業し今年で30年目を迎えます。富士山を一望できる丘陵コースが特長です。距離はそれほど長くなく、難しすぎないレイアウトと落ち着いた雰囲気のコースとして評価いただいています。 昼食はバイキング形式が好評で、「料理がおいしい」「種類が多くて満足感が高い」という声をいただいています。首都圏から約1時間、都留インターから約5分でアクセスできる立地です。
コースは5,500ヤード弱の設定で、初級者を始め、中級者、シニア層、女性のお客さまが楽しみやすいレイアウトが特長です。

泉さまの役割についてお聞かせください。

泉氏：総支配人として、当ゴルフ場の運営全般を担っています。

GRAIN CLOUD導入前の環境についてお聞かせください。

泉氏：オンプレミス型の基幹システムを使用していました。

当時の問題点・課題についてお聞かせください。

泉氏：システム入替の見積もり金額が、大変高額だったことです。
既存の基幹システムで使用していたメインサーバおよび周辺機器が法定耐用年数を超過していたため、入替の見積もりを依頼しました。その際、初回の提示額が想定を大きく超える金額で、しかも運用保守費が別途定期的に発生するという話でした。
交渉の末に金額は大きく下がりましたが、「最初からその価格で出してくれれば」と、少し疑問を感じたのが正直なところです。きっかけはコストでしたが、これを機に他の選択肢を自分で調べ始めたのが乗り換えにつながりました。

GRAIN CLOUDを知ったきっかけを教えてください。

泉氏：他の支配人に話を聞いたり、同業他社のシステムを自分で調べたりするなかで、GRAIN CLOUDにたどり着きました。

GRAIN CLOUDと比較検討したサービスがあれば教えてください。

泉氏：オンプレミス型やハイブリッド型、クラウド型など異なる形態のゴルフ場基幹システムを提供する5社ほどから提案を受け、比較検討しました。

選定にあたり、どのような評価軸を設定されましたか？

泉氏：コスト、リスク、情報提供量、そして事業者のレスポンスを評価軸としました。

GRAIN CLOUDを採用した時期を教えてください。

泉氏：2024年2月に採用を決定しました。

GRAIN CLOUDを採用した理由をお聞かせください。

泉氏：担当者の対応力とコスト削減、この二点に尽きます。
GRAIN CLOUDの担当者は、質問に対するレスポンスが競合他社と比べても早かったです。しかも的確に回答してくれました。それが信頼につながりましたね。
さらに過度な期待を持たせるような物言いは一切なく、確認したいことに誠実に答えてくれました。「この人がいる会社なら、導入後に何かあっても素早く動いてもらえる」という信頼感がそのまま採用の決め手です。
また、他社からは一切案内がなかったのですが、IT補助金について提案してくれたのはGRAIN CLOUDの担当者でした。その提案のおかげで、コストを350万円抑えることができました。旧システムと比較して、初期コストは約80%、ランニングコストは約20%の削減になっています。IT補助金の効果も含め、コスト面は十分満足しています。

GRAIN CLOUDの採用前に、導入済みのゴルフ場を視察されたそうですね。

泉氏：はい。GRAIN CLOUDを既に導入しているトーヨーカントリークラブを訪問し、フロントスタッフや支配人、事務所の方に直接話を伺いました。一様に「便利になった」とおっしゃっていて、現場の声を直接確認できたことが、判断の後押しになりました。

コンペ一括精算・ポイント自動化で現場の業務負担が軽減
クラウド移行でリモート対応が実現し、荒天時も自宅で対応可能に

GRAIN CLOUD導入で課題は解決しましたか？

泉氏：コスト面は目標どおり改善できています。
操作面においても、GRAIN CLOUDはブラウザ上で直感的に操作できるため、習熟のハードルが大きく下がりましたね。以前のシステムでは、ショートカットキーの組み合わせを多用する操作体系だったため、スタッフから不満の声が上がっていたのです。
導入当初は細かな要望も出てきましたが、問い合わせるたびに対応方針の回答が早く返ってきました。導入から約2年が経ちましたが、今ではスタッフからの不満もなくなっています。

その他、導入で改善したことや良かったことがあれば教えてください。

泉氏：現場のスタッフから特に喜ばれているのが、コンペの一括精算機能です。
以前は参加者1名ずつロッカーホルダーのICチップを読み取って精算していましたが、今はコンペ名で一括処理できます。これまで、40から50名規模のコンペでも呼び出しと確認だけで10分以上かかっていた作業が、約1分で完了するようになりました。
フロント前でお客さまをお待たせしながら行っていた作業が事前設定で完結するため、時間の削減だけでなく、スタッフの精神的な負担も大きく軽減されましたね。

もう一つが、ポイント計算の自動化です。以前は手作業で集計していましたが、今は自動で処理されるためスタッフの負担が大幅に減りましたね。

なかでも、当ゴルフ場にとって大きかったのがリモート対応の実現です。
山間部にあるため、冬は積雪で道路が通行しにくくなることがあります。以前はそのような日でも必ずスタッフがフロントまで出勤し、クローズの連絡や予約変更を行っていました。
今は、スタッフがタブレットとIP電話を持っているため、自宅からキャンセル対応や予約変更が可能になっています。スタッフが積雪のなかを来場する必要がなくなりました。私自身も携帯電話からシステムを確認できるので、雪の日の対応が大幅に楽になりましたね。

ありがとうございました。最後にグレイン社への期待や今後の展望をお聞かせください。

泉氏：グレイン社への最大の期待は、チェックイン、チェックアウトの無人化です。

予約されたお客さまがフロントに立ち寄らずに、ご自身でチェックインからチェックアウトまで完結できる仕組みを実現したいと考えています。昨今のホテルのように、どうしても必要なときだけスタッフが対応するスタイルが理想です。
人手不足はどうしても避けられない課題です。今後もグレイン社とともに、フロント業務の省人化と効率化に集中して取り組んでいきたいですね。
この業界はシステムの機能だけで差別化することが非常に難しく、『どの会社と一緒にやっていくか』が重要になります。最終的にGRAIN CLOUDを選定した理由は、『機能や仕組みよりも、人柄』です。担当者の人柄や対応の丁寧さは、導入前から変わらず感じています。これからも一緒に次世代の運営体制を構築していければと期待しています。